Immagina di aver appena portato a termine una parte considerevole degli impegni che ti eri prefissato per la tua giornata. Ti concedi così una piccola pausa dal lavoro e per festeggiare questo piccolo momento di relax tiri fuori dalla borsa i tuoi biscotti preferiti, che ti concedi solo in occasioni “speciali”.
Così ti siedi comodo alla tua scrivania, prendi uno di quei dolcetti così tanto desiderati, lo mordi e… subito la tua mente torna a quel giorno durante le tue ferie estive, quando mentre mangiavi proprio uno di quei biscotti, un cliente ti ha chiamato per una cosa “veloce”, ma molto “urgente”!
Quell’episodio torna come un incubo a ricordarti che hai dimenticato di fare una cosa importantissima che avevi completamente rimosso. E quindi addio pausa, addio biscotti e si ritorna a lavorare…
Beh forse non ti è capitato nello stesso identico modo, (forse non stavi mangiando biscotti, ma cioccolatini), ma sicuramente un episodio del genere, o comunque molto simile, ti sarà alquanto famigliare.
Se la madleine di Proust, immersa nel the di tiglio, gli aveva riportato alla mente dolci ricordi d’infanzia, legati alla sua cara zia, il nostro dolce “biscotto”, ci ha riportati invece ad un’amara realtà, fatta di mille impegni e di inesorabili dimenticanze.
Questo capita perché spesso abbiamo non così tanti impegni da gestire, dal lavoro, alla casa al nostro tempo libero, che riuscire ad incastrare tutto diventa davvero difficile. A volte ci vediamo costretti a rinunciare a qualcosa, altre ci adoperiamo per riuscire a fare tutto, ma magari calcoliamo male i tempi e alla fine facciamo sì tutto, ma non come avremmo voluto e potuto, se solo avessimo gestito meglio il nostro tempo.
Il tempo perduto non possiamo purtroppo recuperarlo, ma con un po’ di forza di volontà possiamo imparare a gestire le nostre meglio i nostri impegni quotidiani. In questo modo saremo più efficienti sul lavoro e avremo più spazio da dedicare a noi stessi.
5 strumenti digitali per gestire al meglio il tuo tempo
L’ottimizzazione del tempo è un’arte che tutti possiamo imparare. La tecnologia in questo può esserci d’aiuto, basta conoscere gli strumenti giusti!
Qui di seguito ti elencherò 5 strumenti digitali che potranno aiutarti a gestire al meglio i tuoi impegni e a ottimizzare il tuo preziosissimo tempo.
Continua a leggere, impara l’arte… e non metterla da parte!
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Google Calendar
Google Calendar è l’applicazione di Google creata per aiutare gli utenti a gestire la propria agenda. Probabilmente la conosci già, ma forse non lo sfrutti abbastanza. Questa applicazione ti permette di creare diversi calendari, in modo da poter gestire in modo chiaro tutti i tuoi impegni (Casa, lavoro e tempo libero). Inoltre con Google Calendar puoi condividere impegni, call ed eventi con altri utenti e impostare degli alert per essere avvisato in anticipo.
Dove la trovo? Per entrare su Google Calendar il primo semplice passo è quello di avviare Google Chrome sul tuo PC, smartphone o tablet. Dalla Home del tuo browser poi dovrai cliccare in alto a destra sull’icona a forma di quadrato composto da tanti puntini. Ti compariranno diverse App della G-suite: seleziona Google Calendar e inizia a programmare i tuoi impegni!
2. Rescue Time
Rescue Time è un app per desktop, che non solo ti permtte di monitorare il tempo che dedichi ai tuoi impegni e ai tuoi hobby, ma limita le tue distrazioni, aiutandoti a non perdere tempo!
Una volta che l’avrai installata ti basterà selezionare i giorni e inserire le attività che desideri monitorare. L’applicazione inizierà così a tracciare il tempo.
Con Rescue Time puoi impostare i tuoi obiettivi e monitorare le attività che svolgi. In questo modo puoi capire come ottimizzare il tuo tempo e gestire al meglio i tuoi impegni. Puoi inoltre scaricare un report, che ti sarà di grande aiuto per aumentare la tua produttività.
L’app è disponibile sia in versione gratuita (Rescue Time Lite), sia nella versione a pagamento (Rescue Time Premium). Quest’ultima ti consentirà di avere opzioni aggiuntive, come gli avvisi sugli obiettivi giornalieri, l’accesso alla cronologia illimitata dei report e il blocco dei siti web che vengono riconosciuti come fonte di distrazione.
Rescue Time è disponibile per i sistemi Windows, Mac, Linux e Android.
3. Trello
Se cerchi uno strumento per la gestione del tempo, che sia completo, gratuito e versatile, Trello è quello che fa per te!
Questo strumento digitale si basa sui principi del “metodo Kanban”: un sistema nato nell’ambito degli stabilimenti produttivi, ma successivamente applicato a diversi contesti, che per dirla molto brevemente, consente di svolgere al meglio una serie di attività, applicando principi di priorità e schematizzazione.
L’applicazione si serve infatti di schede ed elenchi, messi a disposizione dell’utente per gestire e organizzare i propri progetti. Puoi utilizzare Trello per i tuoi progetti di lavoro, collaborando con i tuoi colleghi, puoi creare elenchi di controllo e impostare le scadenze per le attività di qualsiasi genere.
È disponibile anche una versione a pagamento, Trello Gold, che offre funzionalità aggiuntive, come il caricamento di allegati di grandi dimensioni, la possibilità di salvare le tue ricerche e altre opzioni di personalizzazione.
Trello è disponibile per Android e iOS.
4. Toggle
Un altro utile strumento per il monitoraggio del tempo è Toggle. Si tratta di un’applicazione che ti consente di gestire progetti e definire impegni e gestire al meglio il tuo team. Toggle mette a tua disposizione dei report, grazie ai quali avrai una visione chiara delle tue attività e del modo in cui hai impiegato il tuo tempo.
Puoi integrare Toggle con altre applicazioni, tra cui Basecamp, Asana e GitHub.
Puoi scegliere di scaricare Toggle nella sua versione gratuita o in quella a pagamento, che ti offrirà delle funzioni aggiuntive, come la possibilità di aggiungere membri del team, di controllare gli orari e ottenere dei report pianificati.
5. Timer digitali: la tecnica del pomodoro
Abbiamo iniziato questo articolo parlando di biscotti e finiamo con i pomodori, ma anche in questo la cucina c’entra ben poco
La tecnica del pomodoro è un metodo che aiuta a mantenere lo stato d’attenzione del nostro cervello. Questa tecnica è stata ideata da Francesco Cirillo negli anni ’80. Il nome è un richiamo al timer da cucina – che spesso ha proprio la forma del pomodoro – che si utilizza per monitorare i tempi di cottura.
Cosa c’entra un timer da cucina con i la gestione dei tempi di lavoro? Secondo Cirillo un metodo infallibile per mantenere la propria concentrazione (sempre per restare in tema pomodori!), sarebbe quello di dedicare ad un determinato compito 25 minuti (scanditi dal nostro timer), prendendosi una pausa di 5 minuti, per poi ricominciare con altri 25 minuti e così via. Non si tratta di numeri casuali, in quanto 25 minuti sembrerebbe essere il tempo massimo in cui il nostro cervello riesce a mantenere l’attenzione su un determinato argomento.
Per mettere in pratica questa semplice tecnica possiamo usare un timer a forma di pomodoro, oppure possiamo utilizzare delle applicazioni che fungono da timer digitali, offrendoci anche qualche funzionalità in più. Tra queste, oltre le già citate Trello e Rescue Time, ne troviamo alcune più specifiche come Focus Booster e l’estensione di Google Chrome Strict Workflow.
Carta dolce carta
Abbiamo appena visto alcuni dei principali strumenti digitali per aiutarti nella gestione del tempo, ma è molto probabile che tu abbia preso carta e penna per appuntarli. Ho indovinato?
Nonostante l’efficacia e le numerose funzionalità dei tool digitali, un taccuino, un’agenda o un semplice foglio, restano degli alleati insostituibili per aiutarci con delle prime bozze e scarabocchi sui nostri impegni.
Ora non hai davvero più scuse. Scegli gli strumenti digitali (e non) che fanno per te e non perdere più tempo (o almeno provaci!).
